Cálculo sistemático del uso del tiempo y la utilidad percibida por el tiempo invertido

¿Cómo administra el tiempo? Probablemente tenga alguna idea, aunque dudo que de verdad se haya sentado a contar los minutos —como lo hace con frecuencia con el dinero de su cuenta bancaria.

En un momento le proporcionaré una tabla adaptada, pero significativamente alterada, de la ATUS. Al utilizar esa tabla, podrá observar con ojos organizadores, tal vez por primera vez, cómo administra las horas y cómo valora cada actividad.

¿Ha hecho esto antes? No conozco a nadie que lo haya hecho. Es posible que aquellos que se dedican a los negocios deban presentar un informe de su tiempo, pero sin considerar el valor de ese tiempo, de la forma en que se lo pide este cuestionario. Es realmente absurdo que hagamos comúnmente un informe detallado de nuestro dinero y casi nunca hagamos lo mismo con nuestro tiempo y con nuestra energía.

Antes de proporcionarle la tabla, permítame presentársela. Incluí varias categorías que la ATUS no incluía, tales como el tiempo electrónico (separado del de la televisión), el tiempo íntimo (abrazos, hacer el amor y conversaciones íntimas, separadas de la categoría de la vida social), el tiempo desperdiciado u olvidado y el tiempo creativo.

Con respecto al tiempo creativo, me refiero al tiempo utilizado para pensar, soñar de manera provechosa, conversaciones creativas con un colega y actividades similares. Ambos, el «tiempo desperdiciado» y el «tiempo creativo», pueden ocurrir con frecuencia mientras se realiza otra cosa, como las tareas domésticas o mirar televisión.

Al crear la tabla, he considerado los casilleros del «tiempo creativo» y del «tiempo desperdiciado» como elementos independientes para que la cantidad total de horas supere las veinticuatro horas por día. Asimismo, he separado muchos de los puntos en distintos ítems, como, por ejemplo, el tiempo utilizado en hacer el trabajo que le gusta y el tiempo utilizado en hacer el trabajo que no le gusta, el de la vida social con personas que le son agradables y el de la vida social con las que no le son agradables.

Después de las horas utilizadas en cada actividad, he incluido una clasificación del esfuerzo requerido para realizar cada una de ellas. Por supuesto que el esfuerzo variará durante la actividad y también, día a día. Cuando lo califique, sólo coloque el promedio de su experiencia. Procure no calificarlo como a usted le gustaría que fuera, sino como es en realidad, de promedio. En esta balanza, califique su esfuerzo entre 5 (poco esfuerzo requerido) y 1 (máximo esfuerzo requerido). Observe que esta clasificación está al revés de las otras, de 5 a 1, en lugar de 1 a 5: el mayor empleo de esfuerzo obtiene la calificación más baja y el empleo de esfuerzo más bajo obtiene la calificación más alta.

La razón del orden inverso es que después, cuando calcule lo que denomino «factor valor», debe multiplicar el esfuerzo por el «factor satisfacción» y otro factor llamado «necesidad/hacer lo correcto». El esfuerzo es el único de estos tres factores que hace a una actividad potencialmente menos valiosa cuanto mayor sea.

Por consiguiente, la escala de calificación del esfuerzo utiliza el número más alto, 5, para indicar la menor cantidad de esfuerzo y el número menor, 1, para indicar la mayor cantidad de esfuerzo. Si esto es confuso, por favor, téngame paciencia. La aritmética es simple y los números que obtenga hablarán por sí solos.

En tercer lugar, he incluido una clasificación que llamo «factor satisfacción». Algunas actividades lo dejan con una sensación de satisfacción mientras que otras lo dejan con una sensación de frustración o agotamiento independientemente del esfuerzo que requieran. Aquí he utilizado una calificación de 1 a 5. Si una actividad se cumple por completo, asígnele un 5. Si no se cumple en absoluto, colóquele un 1.

Una vez que haya calificado los factores de esfuerzo y satisfacción, puede disponer en forma de tabla una multiplicación simple: esfuerzo por satisfacción.

Un esfuerzo máximo (puntuación 1) multiplicado por la mínima satisfacción (puntuación 1) da un producto de 1.

Esa es la nota mínima posible e indica que usted está loco por realizar esa actividad o bien que otra persona lo está forzando a realizarla, por necesidad, o por sus valores. Si este resultado, esfuerzo multiplicado por satisfacción, es menor que 5, es posible que no esté lo suficientemente satisfecho con respecto al esfuerzo y podría intentar hacer un cambio, por su bien.

Sin embargo, la calificación obtenida no es definitiva. Por ejemplo, algunas de las actividades que más valen la pena mantener en la vida obtendrán una nota de 5. Son las que requieren del máximo esfuerzo (puntuación 1) y proporcionan la máxima satisfacción (puntuación 5) con un producto de 5. Para mí, escribir un libro es una de estas últimas actividades. Nada en mi vida profesional me lleva más trabajo; sin embargo, escribir libros es enormemente enriquecedor para mí.

Multiplicar esfuerzo por satisfacción da como resultado 5, pero no es una actividad que debería interrumpir. La calificación de 5 es sólo una luz roja la que indica que debo volver a considerar esa actividad y decidir si deseo continuar con ella o no.

Para que el cálculo de qué hacer resulte más simple cuando el resultado es menor que 5, he introducido el factor «necesidad/hacer lo correcto». Este factor de lo necesaria que es una actividad dada o cuánto cree que debería hacer simplemente porque es correcto o está de acuerdo con lo que usted cree. Si una actividad no es esencial, como por ejemplo mirar la televisión, asígnele la nota menor, 1. Si una actividad es esencial, como por ejemplo dormir, colóquele la puntuación más alta, 5. Si se encuentra entre lo no esencial y lo esencial, califíquela con 2, 3 ó 4.

De manera similar, si cree profundamente que es lo que debe hacer, asígnele un 5. Por ejemplo, es posible que no desee visitar a algún pariente que no le cae demasiado bien; pese a ello, por el bien de la unión familiar considera que debe hacerlo. En esta visita puede invertir mucho tiempo, requerir mucho esfuerzo, producir un mínimo grado de satisfacción y no ser en absoluto necesaria. Sin embargo, la calificaría con un 5 porque se corresponde con hacer lo correcto.
Ahora, volviendo a la multiplicación esfuerzo por satisfacción, el único justificativo para realizar una actividad que dé un resultado menor que 5 es que acarree una gran necesidad o un «factor de hacer lo correcto».

Por ejemplo, pagar las facturas es una actividad que requiere mucho esfuerzo y, en general, no es enriquecedora. El resultado de esfuerzo por satisfacción es menor que 5. Sin embargo, es muy necesaria.

Por lo tanto, esta actividad debe continuar.
Por otro lado, supongamos que usted participa de manera regular en un grupo de análisis financiero con el fin de aprender cómo administrar mejor el dinero. Esto requiere mucho esfuerzo para buscar el tiempo necesario para desplazarse y asistir, y participar de estas reuniones requiere un esfuerzo doble, porque las considera increíblemente aburridas. Ha asistido a estas sesiones durante seis semanas, hasta ahora, ha aprendido muy poco. El producto de la multiplicación del esfuerzo por la satisfacción es menor que 5, y la necesidad es un factor bajo.

Por lo tanto, se trata de una actividad que probablemente debería interrumpir.
Esto lleva de manera natural a la cifra más importante de la tabla: «el factor valor». Multiplique el esfuerzo (columna III) por la satisfacción (columna IV) por necesidad/hacer lo correcto (columna VI) para obtener el «factor valor». Al comparar el «factor valor» con las horas que ocupó la actividad misma, podrá ver, en números tan fríos y claros como los del estado de sus cuentas del banco, si ocupa su tiempo con inteligencia — definido inteligentemente por sus propias calificaciones—.


La razón por la que es beneficioso calcular el esfuerzo multiplicado por la satisfacción con calificación propia antes de calcular el factor valor es que algunas actividades pueden ser totalmente innecesarias, pero muy enriquecedoras y requerir de mucho esfuerzo. Un ejemplo podría ser tocar el violín, si se trata de un pasatiempo. O bien, redactar un plan de negocios para una gran idea que el empresario que usted lleva dentro sueña desarrollar. O escribir una propuesta para el libro que siempre ha deseado escribir. Cada una de ellas obtendría un resultado esfuerzo por satisfacción de 5; máximo esfuerzo (1) por máxima satisfacción (5). Dado que cada una es innecesaria, el factor valor tendría una calificación baja, de sólo 5. No obstante, cada una de ellas representa en verdad un tiempo bien empleado.


Por lo general, se desea que la nota de valor fuera de 25 o más. Por ejemplo, supongamos que ocupa 25 minutos al día en la ducha. Le otorga un 5 al esfuerzo (prácticamente no se requiere esfuerzo), un 5 al factor satisfacción (adora ducharse), y un 5 necesidad (suponiendo que estar limpio sea considerado una necesidad). Esto hace un factor valor de 125, el máximo posible. Al tener en cuenta que sólo emplea veinticinco minutos en la ducha, ese tiempo es sumamente valioso. O para utilizar mi vocabulario, darse una ducha es uno de los lirios de la vida.


Por otro lado, supongamos que usted ocupa una hora al día pegado a la pantalla (tiempo de pantalla innecesario combinado). Esto requiere un factor esfuerzo de 5 (ningún esfuerzo), un factor satisfacción de 1 (no hay satisfacción) y un factor necesidad de 1 (total mente innecesario) con un factor valor de 5.


La única manera con la que puede obtener un factor valor más bajo sería que una actividad inútil requiriera mucho esfuerzo. Increíblemente, todos realizamos actividades como éstas de vez en cuando. Un ejemplo sería tener relaciones sociales con alguien que no es de su agrado. El factor esfuerzo aquí es 1(se requiere mucho trabajo). El factor satisfacción es 1 (no hay satisfacción; de haberla, es una satisfacción negativa). El factor necesidad también es 1 (totalmente innecesaria, a menos que haya una razón profesional por la que deba mantener relaciones sociales con esta persona), y el factor hacer lo correcto también es 1(a menos que crea que es «correcto» perder el tiempo con quien no le agrada por lástima o culpa). Estas calificaciones dan un factor valor de 1, la nota más baja posible.


Las actividades con una calificación de 1 constituyen las peores sanguijuelas de la vida. Estas sanguijuelas lo absorben sin ninguna buena razón. Si es posible, arránquese esas sanguijuelas y erradíquelas de su vida.


Esto no quiere decir que deba dejar de mirar la televisión o de hacer otras actividades aparentemente innecesarias. Para algunos, mirar la televisión es una actividad que recarga las baterías y los ayuda a relajar se. Para esas personas, mirar la televisión podría obtener una valoración de necesidad de tres, cuatro o hasta cinco y un factor satisfacción parecido, lo que da como resultado un factor valor alto.


Por lo general, cualquier actividad con un factor valor inferior a 5 merece que se la considere seriamente para ser eliminada o interrumpida. La calificación es una simple luz roja: piénselo dos veces. Cualquier factor valor con un total de 25 o más representa una buena inversión de tiempo. Aquellas actividades comprendidas entre 5 y 25 merecen un segundo examen. Pregúntese qué podría hacer para aumentar esos números.


La cuestión aquí es calificar sus actividades, no en cuanto a su valor absoluto —lo que sería un cálculo indefinido—, sino en cuanto al valor que tienen para usted. Sólo usted decide. Son sus propias reglas de calificación. ¿Cuánto valor tiene para usted invertir el tiempo, la energía y la atención en una actividad dada, al darse cuenta de que en este mundo ocupado la mayoría de las personas tradicionalmente malgasta estos preciosos recursos? Responder esa pregunta escurridiza, pero vital, es la razón para alentarlo a tomarse el trabajo de completar esta elaborada tabla.


Y, por fin, aquí está. Entiendo que es extensa y que podría requerir un factor esfuerzo de 1 (máximo!) para completarla. Sin embargo, estoy seguro de que encontrará que le dará un factor valor inusualmente alto al proporcionarle posibles datos que nunca antes había observado con el fin de cambiar su vida.


TABLA
Encabezados
I- Actividad
II- Promedio de horas por día
III- Factor esfuerzo (1 máximo, 5 = mínimo)
IV- Factor satisfacción (1 = mínimo, 5 míximo)
E x S (columna III x columna IV)
V- Necesidad, factor hacer lo correcto (1 mínimo, 5 máximo)
VI- Factor valor (producto de columnas III, IV y VI)
VII (columna de la Actividad)

CUIDADO PERSONAL (total de horas):
• Sueño
• Comidas
• Baño
• Ducha
FAMILIA (total de horas):
• Tareas domésticas
• Comida (preparación y limpieza)
• Lavado de ropa
• Césped y otros trabajos en el exterior
• Compra de bienes y servicios (comida, mantenimiento del coche, etc.)
• Servicios profesionales (médico, peluquero, etc.)
• Cuidado/ayuda a los que conviven con usted
• Cuidado/ayuda a los que no conviven con usted
TRABAJO Y ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL TRABAJO (total de horas):
• La parte del trabajo que más le gusta
• La parte del trabajo que menos le gusta
• La parte del trabajo que le es indiferente
EN EL COCHE, VIAJE AL TRABAJO, TAXI (total de horas):
ACTIVIDADES EDUCATIVAS (total de horas):
ORGANIZACIÓN, ACTIVIDADES CIVILES Y RELIGIOSAS (COMO VOLUNTARIO, NO ONERO SAS) (total de horas):
• Organización
• Actividades cívicas
• Actividades religiosas
TIEMPO LIBRE (total de horas):
SOCIALIZACIÓN (total de horas);
• Con aquellos que le gustan mucho
• Con aquellos que no le gustan mucho
• Con aquellos que le son indiferentes
• Práctica de algún deporte
• Otros ejercicios
TIEMPO ELECTRÓNICO (total de horas):
• Correo electrónico (necesario)
• Correo electrónico (adicción a la pantalla)
• Internet (necesario)
• Internet (adicción a la pantalla)
• Televisión (necesaria)
• Televisión (adicción a la pantalla)
• Teléfono (fijo)
• Teléfono móvil
• BlackBerry, Treo, etc. (necesario)
• BlackBerry, Treo, etc. (adicción a la pantalla)
TIEMPO ÍNTIMO (HACER EL AMOR, ABRA ZOS, CONVERSACIONES ÍNTIMAS) (total de horas):
TIEMPO DESPERDICIADO, MUERTO U OLVIDADO (total de horas):
TIEMPO CREATIVO (total de horas):
OTROS (DESCRIBA) (total de horas):
Una vez que haya completado la tabla, usted habrá reunido en un solo lugar información que se esconde a la vista de los demás. Piensan que lo saben, pero no es así. Ahora usted lo sabe.
Recuerde: los resultados son simples luces ¡‘ojas, señales para reflexionar. Cuando ei resultado de una multiplicación entre esfuerzo y satisfacción sea inferior a 5, o cuando obtenga un factor valor inferior a 5, deténgase y piense dos veces acerca de esa actividad. Cuando encuentre un factor valor de 5 a 25, también piénselo dos veces. ¿En verdad desea continuar con esas actividades del mismo modo en que las está haciendo ahora?
Las calificaciones de valor por encima de 5 indican una inversión de tiempo acertada. Obviamente, cuanto más alto pueda llevar estos resultados, mejor.
Con una evaluación sistemática como ésta sobre corno ocupa su tiempo, puede vencer el gemmelsmerch, la prisa, la efusión, el mega pulpo y todos los demás monstruos marinos de la vida moderna. Puede estar seguro de que nunca estará demasiado ocupado ni se le escapará lo más importante. ¿Cómo? Sólo lleve su vista a la columna IV de la «Satisfacción» y asegúrese de que la cifra de la columna II, «Promedio de horas por día», sea lo más elevada que pueda.