¿Qué problemas soluciona Google Wave?

por Daniel Tenner

¿Cuál es el problema con el email, en todo caso?

Para la mayoría de geeks, el principal problema con el email es el spam. No tienen problemas con la colaboración online – usan Google Docs, Etherpad, Skitch, herramientas de compartición de pantalla o numerosas aplicaciones de pizarra colaborativa. Así que el mayor problema para los geeks es que se han suscrito a tantos servicios que se ven inundados con notificaciones, boletines mensuales, mensajes automáticos, y una pequeña parte de spam que consigue pasar los filtros de spam de GMail. Pero cuando quieren colaborar en un documento o imagen, saben encontrar las herramientas que necesitan, la mayoría de las veces.

A pesar de todo, la mayoría de geeks no hacen gran cantidad de colaboración basada en documentos, por email o de otro modo. La programación no precisa de gran cantidad de colaboración, más allá de herramientas de control de fuentes y sistemas de seguimiento de fallos. Si eres Robert Scoble probablemente no tengas que dedicar días enteros a trabajar en un documento de especificaciones para algún aspecto delicado del proyecto X, o al menos no muy a menudo, y probablemente no es el que coteja los cambios sugeridos por todo el mundo y vuelve a mandar el documento para que se vuelva a revisar.

En la mayoría de entornos empresariales y corporativos, sin embargo, esto ocurre todo el tiempo. La gente trabaja sobre documentos, presentaciones, etc. Mantienen largas conversaciones por email. Trabajos que van y vienen a través de una o múltiples organizaciones durante semanas antes de estar terminados. Personas que se incorporan a la conversación más tarde. Ficheros adjuntos que se pierden. Bandejas de entrada que se llenan y emails que van dando tumbos. Un gran sufrimiento.

¿Cuáles son los problemas con el email en los entornos corporativos, y qué hace Wave para solucionarlos?

Problema 1: Colaborar en un texto

Es difícil usar el email del mismo modo que se usa, por ejemplo, Etherpad – para colaborar en un documento que hay que mandar después. La mayoría de dichas colaboraciones terminan haciéndose ya sea con un documento Word con seguimiento de cambios, o cuando son más puntuales, mediante un largo encadenamiento de emails con correcciones que llegan de todas direcciones. Es una pesadilla hacer el seguimiento y cotejar toda esa retroalimentación. Incluso dar la respuesta resulta complicado a veces: hay que citar el contexto y asegurarse de que el cambio queda resaltado claramente.

Google Wave lo resuelve de forma efectiva integrando las características de Etherpad y las del cliente email. Es un soplo de aire fresco.

Problema 2: Añadir nuevas personas a la conversación

Un hilo de email habitual puedes reenviarlo todo entero a un nuevo participante, o añadirlo a la lista en la siguiente respuesta, pero lo que recibirá esa persona está desordenado y muy confuso, en orden cronológico inverso. Si os han añadido alguna vez a un hilo de email de más de una semana y que contenía docenas de respuestas, sabéis a qué me refiero.

Google Wave lo soluciona dando exactamente la misma visión a todo el mundo, sin importar cuándo hayan sido añadidos.

Problema 3: Mantener añadidas a las personas añadidas

Muchas veces, cuando se añaden nuevas personas a una conversación, se pierden de nuevo más tarde, cuando alguien responde a un email anterior que no incluía a los nuevos participantes. A veces cuesta un poco hasta que te das cuenta de que hay gente que no está en la conversación. Cuesta tiempo y es molesto para todos, los que están y los que no.

Wave soluciona este problema haciendo que “dejar fuera a personas” sea una acción explícita y no algo que se hace por error..

Problema 4: Anexar ficheros

La mayoría de las empresas grandes tienen un problema de almacenamiento de email, así que limitan el tamaño de las bandejas de entrada. Por este motivo, no es infrecuente ver avisos de “buzón lleno” cuando enviamos documentos grandes. No sólo eso, sino que enviar documentos puede ser arriesgado. El protocolo SMTP no parece ser muy bueno enviando archivos grandes.

Aunque a decir verdad, Wave probablemente sufra las mismas limitaciones que otras aplicaciones HTTP de subida de ficheros – pero esto continua siendo mucho mejor que el email corriente. Enviar emails de más de 10MB suele fallar. Anexar un fichero de 10MB en Wave no es ningún problema en absoluto.

Problema 5: Anexos perdidos

Cuando respondemos a un email con un anexo, el anexo se pierde. Esto es bueno para el email, porque evita que un solo hilo de email congestione innecesariamente tanto el almacenamiento del servidor como su ancho de banda. Dado que todo el email se transmite por el cable al hacer clic en “enviar”, este tipo de limitaciones son inevitables.

Lo que esto implica, sin embargo, es que si se incorporan nuevas personas a la conversación, añadiéndolas como destinatarios o reenviándoles el último email en la conversación, no tendrán ningún anexo. No sólo eso, sino que si vamos a buscar el primer anexo, y la conversación lleva semanas (y la mayoría de personas suele recibir alrededor de 50 emails importantes al día), encontrar ese anexo puede ser bastante difícil. Si hubieron múltiples anexos durante el hilo de conversación, agruparlos todos y enviarlos a un nuevo participante es exponencialmente más tedioso.

Con el modelo Wave, sin embargo, los anexos se mantienen en el lugar donde se añadieron. Sólo se transmiten por el cable de quien lo envía al servidor una sola vez. Nunca hay que reenviar un anexo a alguien. Cuando se añaden personas a la conversación, adquieren acceso a los anexos al mismo tiempo.

Problema 6: Múltiples ramificaciones de la conversación

Las conversaciones por email son planas básicamente. Si se intenta crear múltiples ramificaciones en una conversación por email se termina con una sórdida confusión. Se puede haber hecho pocas veces en la vida, pero se aprende rápidamente a no hacerlo. Pero aplanarlo todo tiene sus propios problemas de compartición – cada email termina conteniendo respuestas a varios otros emails. Se convierte en algo muy difícil el seguimiento de lo que se ha respondido y lo que no. Y es difícil de consolidar todas las sugerencias de forma efectiva.

Google Wave lo resuelve al permitir hilos obvios y claros. Sí, si usáis gran cantidad de hilos de conversación del tipo de la mensajería instantánea, será difícil de gestionar. Pero con hilos de tipo email colaborativo, ayudará a mantener las cosas mucho más ordenadas.

Problema 7: Pequeñas correcciones

Con el email, si el único comentario a otro email es la corrección de una docena de erratas, hay que hacer casi tanto trabajo como si se tratase de hacer cambios sustanciales al texto propuesto. Hay que citar el contexto, resaltar qué parte se corrige, y luego confiar en que la otra persona aplicará los cambios en el documento original (que a menudo se olvida de hacer — después de todo, son sólo unas pocas erratas).

Con wave, no hay tal problema — se puede simplemente editar el texto original y hacer esos cambios. Si la persona que escribió ese documento quiere revisar los cambios realizados, puede reconstruirlos.

Problema 8: De Email a IM a Email

La mensajería instantánea es una tecnología útil y potente que ha demostrado su valía. Pero no está bien integrada con el email. Para quien confía en la bandeja de entrada para seguir las conversaciones, existe aún esa brecha para poder seguir el IM en algún otro sitio. GTalk intentó resolver este problema almacenando las conversaciones de mensajería instantánea en la bandeja de entrada — y fue un buen paso.

Lo que hace Google Wave, sin embargo, es mucho más prominente: reconoce el hecho de que muchas conversaciones por IM, en entornos corporativos, empiezan con un intercambio de email que simplemente es demasiado rápido. Cuando se envían más de 3 emails a la misma persona en un minuto, suele tener más sentido o bien llamar por teléfono o continuar por IM. Con Google Wave esto no precisa ser una decisión consciente: si se responde rápidamente, Wave se convierte en una plataforma IM sin ninguna transición. Cuando las respuestas se vuelven más lentas otra vez, se convierte de nuevo en plataforma email.

Esto significa que la conversación entera, tanto si es tipo email como tipo IM, es susceptible de hacerle el seguimiento o una búsqueda en el mismo sitio, y visible para todos los que hayan sido invitados a la conversación.

Conclusión

Creo que las personas que no ven para qué es Google Wave simplemente lo observan desde una perspectiva inadecuada. Wave no es una herramienta social. No es Twitter, no es GTalk, no es Facebook. Nunca se diseñó para atraer a las masas de geeks que actualmente lo están probando.

Wave se ha construido para el entorno corporativo. Es una herramienta para ejecutar trabajo. Y en este sentido es una herramienta excelente, incluso en el estado tan temprano en que se encuentra.

Probablemente hagan falta años antes de que Wave penetre completamente en las grandes corporaciones y reemplace los sistemas de email a los que todo el mundo está acostumbrado. Pero soluciona muchos problemas complicados con el email que puede gestionar muy bien, a diferencia de muchos otros intentos de arreglar el email que han fallado.